Bezoekers komen naar de Bibliotheek voor inspiratie, verhalen en hulp
bij allerlei onderwerpen. Ze stappen binnen om te ontmoeten, studeren, werken of even te ontspannen. En om iets te leren! De Bibliotheek werkt aan het bevorderen van lezen en het vergroten van basisvaardigheden, samen met maatschappelijke organisaties en onderwijsinstellingen. Ook zetten we maatschappelijke thema’s op de agenda en brengen mensen dichter bij elkaar. Dat doen we met verschillende activiteiten voor jong en oud op zeven vestigingen in Enschede-Haaksbergen, maar ook op andere plekken, dicht bij de inwoners, zoals bijvoorbeeld op scholen en in wijkcentra.

Jouw uitdaging

De Secretarieel en Administratief Medewerker verricht verschillende administratieve en/of organisatorische werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat het  primaire proces (de directe dienstverlening aan klanten) en het management van de organisatie zo goed mogelijk worden ondersteund in afstemming met je directe collega en de Adviseur bedrijfsvoering. Je draagt zorg voor het stroomlijnen van diverse ondersteunende processen, bijvoorbeeld financiële administratie, ondersteuning van het certificeringsproces, contractbeheer, AVG proces, etc. 

Wat ga je doen?

• Je ondersteunt de directie proactief bij agendabeheer, correspondentie, het voorbereiden van vergaderingen, notuleren, verslaglegging en het bewaken van deadlines.
• Je voert verschillende administratieve, secretariële en organisatorische taken uit.
• Je verzamelt, verwerkt, archiveert en communiceert administratieve en financiële gegevens.
• Je zorgt voor de financiële administratie van de bibliotheek in overleg met de (externe) controller volgens geldende wet- en regelgeving.
• Je houdt zicht op de agenda en prioriteiten van directie.
• Je organiseert bijeenkomsten en vergaderingen.
• Je informeert stakeholders tijdig, helder en op maat over werkwijzen/procedures/protocollen.
• Je voelt je verantwoordelijk voor het signaleren van verbeterpunten in de administratieve organisatie.

Wat breng je mee?

We willen graag ontdekken waar jouw talenten liggen. Samen kijken we hoe we de functie kunnen afstemmen op jouw sterktepunten. Wat verwachten we verder van jou? 

• Je kunt ontwikkelingen te vertalen naar toepassingen voor de ondersteunende diensten.
• Je kunt uitstekend plannen en organiseren.
• Je werkt nauwkeurig en bent communicatief en digitaal vaardig.
• Je kunt goed samenwerken en houdt van een gezellige werksfeer.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en vindt het leuk anderen te helpen.
• Je hebt ervaring met gemeentelijke processen en subsidiestromen.
• Je hebt een afgeronde MBO-4 opleiding, bijvoorbeeld bedrijfsadministratie.

Waarom kies je voor ons?

Je komt te werken in een dynamische en warme organisatie waar bevlogen medewerkers samenwerken aan grote maatschappelijke ambities, waar jouw werk gewaardeerd wordt. We bieden je een afwisselende functie waarin je veel ruimte krijgt.  

De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Openbare Bibliotheken en afhankelijk van kennis en werkervaring. De functie is ingeschaald in schaal 6. Salarisindicatie tussen €2.410 en €3.239 bij een 36-urige werkweek, exclusief 8% vakantietoeslag en 4,5% eindejaarsuitkering.   

Procedure

Heb je belangstelling voor deze vacature? Mail jouw motivatie en cv uiterlijk voor 2 juni 2025 naar secretariaat@bibliotheekenschede.nl. t.a.v.
Jan Hoogenberg. De eerste gesprekken worden gehouden op donderdag 5 juni, de tweede gesprekken staan gepland op dinsdag 10 juni.

Solliciteren? 

Ben jij enthousiast geworden na het lezen van deze vacature? We nodigen je van harte uit te reageren. Sarah-Kim Vroegindeweij (Secretarieel en Administratief
Medewerker) geeft graag antwoord op je vragen via s.vroegindeweij@bibliotheekenschede.nl of via 06-21 41 51 63.